Управляющий делами (ОКЗ 1112)

Материал подготовлен для справочника «Твой Путь». Актуальная версия: plan-your-time.com PTY-e8ddf305e661

Как проходит рабочий день

Рабочий день управляющего делами начинается с анализа текущих задач и срочных поручений руководства. Утром проводится оперативная планёрка с административным персоналом, распределяются задания между сотрудниками, даются инструкции по приоритетным направлениям — подготовке документов, организации встреч, поддержке деятельности руководителей. В течение дня специалист контролирует исполнение поручений, подписывает служебные записки, следит за работой секретариата, контролирует подготовку приказов, распоряжений, регламентов. Особое внимание уделяет документообороту — организует движение входящей и исходящей корреспонденции, ведёт регистрацию важных документов, обеспечивает их хранение и передачу в архив. Управляющий делами взаимодействует с кадровой службой, курирует оформление трудовых договоров, отпусков, командировок, проверяет ведение личных дел сотрудников. Значительная часть дня посвящена организации совещаний, конференций, деловых поездок, закупке расходных материалов, взаимодействию с подрядчиками по вопросам ремонта, эксплуатации, обеспечения IT-инфраструктуры, безопасности. Важна коммуникация с бухгалтерией и юридической службой — согласование договоров, отчетности, проведение внутренних проверок. Вечером управляющий делами подводит итоги, готовит отчёты для руководителя, планирует задачи на следующий день. В зависимости от масштаба организации может участвовать в стратегическом планировании, разработке новых внутренних регламентов, цифровизации бизнес-процессов.

Основные обязанности

• Организация и контроль административной и хозяйственной деятельности компании — управление офисом, координация служб, контроль закупок, хозяйственного обеспечения.
• Обеспечение эффективного документооборота, подготовка и ведение внутренних приказов, распоряжений, протоколов.
• Ведение кадрового делопроизводства, контроль оформления трудовых договоров, отпусков, командировок, ведение личных дел сотрудников.
• Координация работы секретариата, службы безопасности, IT-подразделения, технической поддержки.
• Организация совещаний, встреч, конференций, деловых поездок, поддержка деятельности руководства.
• Взаимодействие с внешними контрагентами, госорганами, подрядчиками, ведение переговоров, согласование договоров.
• Контроль исполнения внутренних стандартов, регламентов, обеспечение соответствия требованиям законодательства.
• Подготовка и ведение отчётности для руководства, участие в стратегическом и операционном планировании.

Где учиться

• Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС, Москва) — обучение по программам «Менеджмент», «Государственное и муниципальное управление», стажировки в государственных и корпоративных структурах.
• Московский государственный университет управления — программы по управлению персоналом, административной деятельности, практика в крупных компаниях и госучреждениях.
• Санкт-Петербургский государственный экономический университет — специализация по административному менеджменту, управление корпоративными структурами.
• Екатеринбургский университет управления — программы по менеджменту и организации бизнеса, административная практика на предприятиях региона.
• Новосибирский государственный университет экономики и управления — обучение по менеджменту, административному управлению, практика в компаниях Сибири.
• Казанский (Приволжский) федеральный университет — направления «Менеджмент», «Государственное и муниципальное управление», практика в государственных и частных структурах.
• Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского — подготовка специалистов по экономике, управлению, юриспруденции, практика в компаниях региона.
• Ростовский государственный экономический университет — менеджмент и административная деятельность, стажировки на предприятиях юга России.
• Самарский государственный экономический университет — подготовка административных кадров для бизнеса и государственных организаций.
• Краснодарский университет экономики, управления и права — менеджмент, практика на предприятиях региона, стажировки в крупных компаниях и госструктурах.
• Южно-Уральский государственный университет (Челябинск) — менеджмент, деловое администрирование, практика в компаниях региона.

Образовательные программы и стоимость

Обучение в вузах длится от 4 до 5 лет, стоимость коммерческого обучения — от 92 000 до 215 000 ₽ в год. На старших курсах предусмотрена практика в административных отделах крупных компаний, органах госуправления, учреждениях разного профиля. Студенты изучают менеджмент, корпоративное и трудовое право, документооборот, кадровое делопроизводство, бизнес-планирование, управление проектами, IT в управлении, психологию бизнеса.

Практика и стажировки

Практика проходит в административных отделах компаний, госучреждениях, офисах крупных фирм Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Новосибирска, Казани, Нижнего Новгорода, Ростова-на-Дону, Самары, Краснодара, Челябинска. Студенты занимаются документооборотом, организацией офисной инфраструктуры, анализом внутренних процессов, взаимодействием с партнёрами и госорганами.

Этапы становления

1. Поступление в вуз по направлению «Менеджмент», «Государственное и муниципальное управление», «Экономика», «Юриспруденция».
2. Изучение дисциплин по менеджменту, административному делу, корпоративному и трудовому праву, документообороту, кадровому учёту, управлению проектами.
3. Производственная практика в компаниях, учреждениях, органах власти — организация документооборота, анализ бизнес-процессов, ведение кадровых дел.
4. Прохождение итоговой аттестации, получение допуска к самостоятельной административной деятельности.
5. Трудоустройство управляющим делами в компанию, госорганизацию, административный отдел, дальнейший карьерный рост в управлении.

Где работают

• Административные отделы компаний, офисы, организации Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Новосибирска, Казани, Нижнего Новгорода, Ростова-на-Дону, Самары, Краснодара, Челябинска.
• Государственные и муниципальные органы управления, учреждения, комитеты, департаменты.
• Корпоративные и хозяйственные службы крупных предприятий, некоммерческих организаций.
• Проектные офисы, службы внутреннего контроля, кадровые отделы.
• Образовательные и медицинские учреждения, центры обслуживания клиентов, гостиницы, сервисные компании.

Примеры из практики

Пример 1. В Санкт-Петербурге управляющий делами крупной производственной компании организовал переход на электронный документооборот, оптимизировал процессы хранения документов и ускорил обработку заявок.
Пример 2. В Екатеринбурге специалист в административной службе муниципалитета разработал систему внутреннего контроля и организовал обучение сотрудников по новым корпоративным стандартам, что повысило эффективность работы всей службы.

Советы начинающим

• Изучайте современные методы управления и цифровизации административных процессов — это повысит эффективность и востребованность на рынке труда.
• Развивайте навыки делового общения, ведения переговоров, оформления документов, внутреннего контроля.
• Учитесь работать с программами для электронного документооборота, кадрового учёта, планирования и анализа.
• Соблюдайте деловую этику, следите за изменениями в законодательстве, организуйте эффективную коммуникацию внутри коллектива.

Риски и особенности

Работа управляющего делами требует высокой ответственности, многозадачности, умения работать с большим объёмом информации, быстро принимать решения, вести переговоры с разными структурами, организовывать работу коллектива. Необходимо постоянно совершенствовать профессиональные навыки, быть в курсе изменений в законодательстве, стандартов документооборота, корпоративной культуры.

Перспективы карьерного роста

Управляющий делами может вырасти до административного директора, руководителя корпоративной службы, заместителя руководителя организации, открыть собственную консалтинговую компанию, преподавать на курсах административного управления, заниматься оптимизацией и цифровизацией бизнес-процессов для крупных предприятий и госструктур.