Начальник службы делопроизводства в Администрации Президента Российской Федерации (ОКЗ 1112)

Материал подготовлен для справочника «Твой Путь». Актуальная версия: plan-your-time.com PTY-9a672fcc9f8c

Как проходит рабочий день

Рабочий день начинается с оперативного совещания с руководителями подразделений, анализа отчётов о движении документов, проверки выполнения регламентов передачи и исполнения поручений. Начальник службы делопроизводства планирует распределение задач между сотрудниками, контролирует приём и регистрацию корреспонденции, согласует внутренние приказы, распоряжения, организацию хранения и архивирования документов. В течение дня принимает участие во встречах с руководителями аппарата, координирует подготовку документов для Президента и других высших должностных лиц, ведёт отчётность по исполнению поручений, контролирует правильность ведения электронных и бумажных реестров. Осуществляет внедрение новых систем автоматизации документооборота, организует обучение сотрудников новым стандартам и программному обеспечению. Ведёт взаимодействие с министерствами, ведомствами, органами власти, обеспечивает передачу и приём документов по защищённым каналам, решает вопросы хранения и передачи особо важных документов. В завершение дня подводит итоги, анализирует эффективность работы, формирует отчёты для высшего руководства, намечает планы по совершенствованию системы делопроизводства.

Основные обязанности

• Организация и контроль делопроизводства и документооборота в Администрации Президента — разработка и внедрение регламентов, контроль исполнения стандартов, организация работы секретариата и архива.
• Руководство коллективом сотрудников службы делопроизводства, обучение, распределение задач, контроль исполнения обязанностей.
• Контроль своевременного приёма, регистрации, обработки, передачи и хранения документов, обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.
• Внедрение современных систем электронного документооборота, автоматизация процессов передачи и архивирования документов.
• Подготовка внутренней и внешней служебной документации, организация передачи документов между структурными подразделениями и внешними органами.
• Ведение отчётности, формирование аналитических справок для высшего руководства, участие в разработке новых стандартов и процедур документооборота.
• Взаимодействие с министерствами, ведомствами, судами, силовыми структурами по вопросам документооборота и хранения информации.
• Организация и контроль архивного дела, внедрение стандартов хранения, восстановления и уничтожения документов.

Где учиться

Образование можно получить в ведущих вузах России по профилю делопроизводства, государственного управления и юриспруденции:

• Московский государственный университет (МГУ) — факультет документоведения и архивоведения, подготовка специалистов по документообороту и управлению архивами.
• Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС) — обучение по программам государственного и муниципального управления, документационному обеспечению управления.
• Санкт-Петербургский государственный университет — программы по организации делопроизводства, документообороту в государственных органах, стажировки в структурах исполнительной власти.
• Уральский федеральный университет — обучение по государственному управлению, документообороту, архивному делу, практика в государственных учреждениях.
• Казанский федеральный университет — подготовка по документоведению и архивному делу, управление информационными потоками.
• Новосибирский, Самарский, Ростовский, Владивостокский, Краснодарский вузы — аналогичные программы по организации делопроизводства, стажировки в органах государственной власти.

Образовательные программы и стоимость

Обучение по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Государственное и муниципальное управление», «Юриспруденция» длится 5–7 лет. Стоимость обучения — от 128 000 до 255 000 ₽ в год. Программы включают обязательные стажировки в государственных органах, обучение ведению внутренней и внешней документации, автоматизации документооборота, вопросам безопасности и конфиденциальности информации.

Практика и стажировки

Студенты проходят практику в государственных органах, органах исполнительной и законодательной власти, федеральных министерствах, администрациях Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Нижнего Новгорода, Новосибирска, Казани, Самары, Ростова-на-Дону, Владивостока, Краснодара. В процессе практики осваивают методы ведения делопроизводства, регистрации, передачи, архивирования и уничтожения документов, знакомятся с требованиями к безопасности и автоматизации процессов.

Этапы становления

1. Поступление в вуз по направлениям делопроизводства, государственного управления, юриспруденции.
2. Освоение стандартов организации делопроизводства, электронного документооборота, архивного хранения, информационной безопасности.
3. Практика и стажировка в органах государственной власти, освоение методов работы с документами, передачи и хранения информации.
4. Работа специалистом по документообороту, секретарём, сотрудником службы делопроизводства, повышение квалификации, освоение методов автоматизации и управления коллективом.
5. Продвижение на должность начальника службы делопроизводства, организация и руководство работой большого коллектива, внедрение новых технологий и регламентов.
6. Постоянное обучение, повышение квалификации, участие в семинарах, разработка новых стандартов, работа с государственными органами.

Где работают

• Администрация Президента РФ, федеральные министерства, государственные органы власти Москвы, Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Нижнего Новгорода, Новосибирска, Казани, Самары, Ростова-на-Дону, Владивостока, Краснодара.
• Аппараты высших должностных лиц, государственные секретариаты, службы документооборота органов власти.
• Федеральные и региональные архивы, организации, реализующие государственные проекты и программы.

Примеры из практики

Пример 1. Начальник службы делопроизводства в аппарате администрации в Москве внедрил единую электронную систему документооборота, что позволило повысить оперативность рассмотрения документов и снизить количество ошибок.
Пример 2. Руководитель службы делопроизводства в аппарате федерального министерства организовал обучение сотрудников новым стандартам хранения информации, что обеспечило соответствие внутренним и внешним требованиям государственных проверок.

Советы начинающим

• Осваивайте современные технологии электронного документооборота — это повысит эффективность и прозрачность работы коллектива.
• Развивайте навыки планирования, организации работы с большими объёмами информации, автоматизации процессов и ведения внутренней документации.
• Изучайте требования безопасности и конфиденциальности, принимайте участие в семинарах и тренингах по новым стандартам делопроизводства.
• Внимательно относитесь к деталям, развивайте лидерские и коммуникативные качества, учитесь работать с различными структурами государственной власти.

Риски и особенности

Работа начальником службы делопроизводства требует высокой ответственности, внимательности, организованности, умения работать с большим количеством документов, внедрять новые технологии, управлять большим коллективом, соблюдать требования конфиденциальности и безопасности информации. Должность связана с взаимодействием с государственными структурами, необходимостью своевременного исполнения поручений, контроля исполнения и постоянного обучения сотрудников новым стандартам.

Перспективы карьерного роста

Начальник службы делопроизводства в Администрации Президента РФ может занять позицию руководителя аппарата государственного органа, перейти в федеральное министерство или ведомство, стать экспертом по вопросам делопроизводства и документооборота, консультантом по внедрению электронных систем, преподавателем профильных дисциплин, разработчиком стандартов документооборота.